Dunkelbuchungen bei der Rechnungsverarbeitung
Die Automatisierung in der Rechnungsbearbeitung eröffnet Unternehmen große Potenziale für Kostensenkung und Steigerung der Effizienz. Wie Beleglesung und Datenerfassung sowie ein elektronischer Rechnungsworkflow dazu beitragen können, hat LORENZ ORGA in zwei Fachinformationen zum Thema erläutert. Das Rad weiterdrehen können Unternehmen, in dem sie die Quote der Dunkelbuchung noch weiter erhöhen.
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Geld sparen durch Nichtstun – Die Dunkelbuchung macht es möglich. Denn Rechnungen bezahlen sich dabei von selbst, ohne weiteres Zutun. Die Voraussetzung dafür sind Technologien für Beleglesung und Datenerfassung sowie ein elektronischer Rechnungsworkflow. Rechnungen werden eingescannt und mittels Optical Charakter Recognition (OCR) ausgelesen. Ein Rechnungsleser erkennt alle relevanten Kopf- und Positionsdaten, übernimmt die formale Prüfung und gleicht die Rechnungsdaten nach einem Regelwerk mit ggf. dazugehörigen Stammdaten des ERP-Systems ab. Nach Übergabe der analysierten Informationen an einen Rechnungsprüfungsworkflow startet dieser die automatisierten Freigabeprozesse im Unternehmen.
Am Ende steht die Bezahlung. Selbst diese kann nun automatisiert werden, und auch die vorhergehenden Freigaben entfallen. Voraussetzung: Zur Rechnung liegt eine Bestellung vor und Wareneingang sowie Bestellung stimmen mit der Rechnung überein. Dann spricht man von einer Dunkelbuchung.
Über die ermittelte Bestellnummer gleicht der Workflow die Rechnungsdaten mit den Bestelldaten bzw. Wareneingangsinformationen aus dem ERP-System ab. Hier kommen verschiedene Algorithmen zur Anwendung, so dass etwa auch Teillieferungen berücksichtigt werden können. Ergeben sich keine Abweichungen, übermittelt der Workflow den Datensatz an das Finanzbuchhaltungsmodul der ERP-Software, der normale Rechnungsprüfungsprozess kann entfallen. Dunkelbuchungen sind auch bei Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format möglich.
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FlowManager Invoice, der Rechnungsworkflow der LORENZ Orga-Systeme GmbH, unterstützt das neue Datenformat und ermöglicht somit eine vollständig automatisierte Rechnungsbearbeitung.
Vorbehalte der Finanzabteilungen haben sich in der Praxis nicht bestätigt. Neben der wesentlich schnelleren Verarbeitung sank meist auch noch die Fehlerquote. Häufig trifft man auf den Fall von Preis- oder Mengendifferenzen zwischen Rechnung und Bestellung bzw. fehlenden Wareneingängen. In diesem Fall ist eine Dunkelbuchung nicht möglich und ein entsprechender Workflow mit den zuständigen Stellen muss gestartet werden, um die Differenzen zu klären. Vor allem in großen Unternehmen kommt dies immer wieder vor. Wenn etwa aus Gepflogenheit heraus Lieferscheine erst am Ende einer Woche in das ERP-System eingegeben werden. Trifft dann zuvor eine Rechnung dazu ein, fehlt der Wareneingang – die Mengendifferenz ist entstanden. Analog im Einkauf: Gibt der Einkäufer neue Preise der Lieferanten nicht sofort ins System ein, kommt es schnell zur Preisabweichung.
Wollen Unternehmen ihre Dunkelbuchungsquote erhöhen, ist es daher wichtig, alle Mitarbeiter/innen dahingehend zu trainieren, ihre Systeme stets aktuell zu halten und eingehende Informationen zeitnah einzupflegen. Sind diese Vorkehrungen getroffen, lassen sich mittels Dunkelbuchungen enorme Ersparnisse realisieren. Rechnungsbearbeitung und Bezahlung der Lieferanten vereinfachen und beschleunigen sich nochmals, Skontofristen werden gewahrt.
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