Der Main-Taunus-Kreis bearbeitet seine Rechnungen jetzt digital mit FlowManager Invoice

Die elektronische Rechnungsprüfung mit digitaler Signatur steigert Qualität und Geschwindigkeit der Rechnungsbearbeitung

Seit Anfang 2012 setzt der Main-Taunus-Kreis (MTK) den digitalen Rechnungsworkflow FlowManager Invoice ein und profitiert von mehr Transparenz und beschleunigten Arbeitsabläufen.

  • Trifft eine neue Rechnung in der Kreisverwaltung ein, wird sie zunächst zentral in der Poststelle gescannt und über den Workflow zur Bearbeitung an die Beschaffungsstelle geschickt. Hier wird die digital vorliegende Rechnung direkt im Workflowsystem erfasst. Ein Zugriff auf die Stammdaten des Finanzwesens (Kreditor, Kontenplan etc.) mittels Schnittstellen ermöglicht dabei die fehlerfreie und komfortable Erfassung.

    Nach Bearbeitung der Rechnung, Kontierung durch die zuständigen Stellen des Kreises und elektronischer Abzeichnung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, wird die Rechnung vom Anordnungsbefugten durch eine qualifizierte digitale Signatur angeordnet. Der Workflowprozess inklusive der digitalen Rechnung, evtl. hinzugefügter Dokumente sowie Bearbeitungsvermerke wird an die zentrale Finanzbuchhaltung des Kreises weitergeleitet und dort gemäß dem gesetzlich vorgeschriebenen Vier-Augen-Prinzip noch einmal geprüft. Alle während der Bearbeitung in FlowManager Invoice erfassten Daten werden anschließend per Schnittstelle an das Finanzwesen newsystem® kommunal (NSK) übergeben und stehen dort für die eigentliche Buchung und Auszahlung bereit.

  • Durch die Verknüpfung zwischen Fachverfahren, DMS und FlowManager Invoice können direkt aus NSK heraus die Rechnung sowie der komplette Workflow mit allen Informationen mittels einer Funktionstaste angezeigt und die Auszahlungsbeträge nochmals mit der ursprünglichen Rechnung verglichen werden. Nach Auszahlung der Rechnung wird der Workflowprozess automatisiert beendet und alle Rechnungsdokumente in 2Charta® DMS abgelegt – die manuelle Ablage der Rechnungen entfällt komplett.

    Ralph Basedow, Leiter Haupt- und Organisationsamt des Kreises, sieht die Einführung von FlowManager Invoice als vollen Erfolg: „Dadurch, dass die komplette Sachbearbeitung mit Rechnungsprüfung, Vorkontierung und digitaler Signatur der Abzeichner ausschließlich am Bildschirm stattfindet, haben sich Qualität und Geschwindigkeit der Rechnungsbearbeitung erheblich gesteigert. Die Ablage der Rechnungen, die bis dato an verschiedenen Stellen des Kreises mehrfach erfolgte, fällt durch die elektronische Bearbeitung zu 100% weg. In der zentralen Finanzbuchhaltung findet keine Doppelerfassung der Daten statt, da diese via Schnittstelle übernommen werden. Die Effizienz der Mitarbeiter(innen) und somit unserer Kreisverwaltung wird durch den Einsatz der DMS- und Workflowlösung entscheidend gesteigert.“

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