Rechnungsworkflow bei der bü-tec GmbH
"Mindestens eine Halbtagskraft gespart"
Durch den neuen Rechnungsworkflow FlowManager Invoice arbeitet bü-tec mit seinen zwei Standorten und dem Steuerbüro nun schnell und effektiv zusammen. Transportkosten und lange Durchlaufzeiten entfallen.
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Ein fertiges Produkt anstatt langwieriger Projekte
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Als Dienstleister für Managed-Print-Services bietet die bü-tec GmbH Full-Service-Leistungen für Druck- und Kopiersysteme der Marken Ricoh, Sharp und Lexmark, von der Bedarfsanalyse über Ablauforganisation bis zur Produktberatung und laufendem Service.
Um nicht nur die Arbeitsprozesse ihrer Kunden, sondern auch die eigenen zu optimieren, hat das Unternehmen jetzt den FlowManager Invoice eingeführt.
Winfried Jantz, Geschäftsführer der bü-tec GmbH: „Ein mittelständisches Unternehmen verfügt eben nicht über die Personalressourcen, um Monate lang ein Projektteam mit der Analyseaufgabe zu betrauen, deshalb hat uns die fertige Lösung überzeugt.“
Die Projektlaufzeit war mit gerade einmal zwei Monaten von der Entscheidung bis zum Pilotbetrieb extrem kurz.
Die papiergebundene Bearbeitung der Rechnungen an den zwei Standorten Wiesbaden und Koblenz war bislang ein Hemmnis für schlanke Abläufe im Unternehmen, verzögernd wirkte sich wegen des Papiertransportes auch die Einbeziehung des Steuerbüros aus.
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Jetzt arbeiten die beiden Firmenstandorte sowie das Steuerbüro gemeinsam mit dem Rechnungsworkflow FlowManager Invoice. So als handele es sich um ein einziges Unternehmen mit nur einem Standort – das Steuerbüro als Buchhaltungsabteilung!
Alle Eingangsrechnungen werden zentral in Wiesbaden gescannt und gehen dann sekundenschnell elektronisch zur sachlichen Prüfung und Freigabe von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Nach sachlicher und rechnerischer Prüfung sowie Freigabe innerhalb von bü-tec gelangen die Rechnungen per Workflow an das Steuerbüro zur buchhalterischen Prüfung.
Die Buchungsdaten werden aus dem Rechnungsworkflow automatisch in das Finanzbuchhaltungssystem Addison übernommen – die hierfür erforderliche Schnittstelle steht, wie auch für alle anderen gängigen FiBu-Produkte, zu Verfügung. Mit FlowManager Invoice ist jeder Bearbeitungsfortschritt einer Rechnung sofort einsehbar. In Sekundenschnelle können Anfragen von Lieferanten bzgl. des Status der Rechnungsbearbeitung beantwortet werden.
„Durch den Rechnungsworkflow haben wir mindestens eine Halbtagskraft eingespart“, erklärt Winfried Jantz.