Rechnungsworkflow bei der Gemeinde Elbtal

Die Gemeinde Elbtal ist begeistert vom elektronischen Rechnungsprüfungsworkflow

Auch in einer gerade einmal achtköpfigen Kommunalverwaltung kann sich ein elektronisches Workflowsystem rechnen. Die Gemeinde Elbtal bearbeitet ihre Eingangsrechnungen seit Juni 2011 mit dem Prüfungsworkflow FlowManager Invoice und zeigt, dass Workflow heute nicht nur in Verwaltungen mit dutzenden Mitarbeitern ein wichtiges Instrument für die schnellere, effizientere Bearbeitung von Vorgängen ist.

  • Bürgermeister Hubert Lenz teilt sich mit seinen sieben Kollegen/innen ein schmuckes Fachwerkhaus im Ortskern und lenkt von hier aus die Geschicke seiner Gemeinde. „Dies bedeutet gleichzeitig, dass bei uns wenige Personen sehr viele unterschiedliche Tätigkeiten übernehmen und als Vertretung oft mehrere Fachgebiete gleichzeitig betreuen müssen“, erklärt der 59jährige.

    Aus diesen Gründen hat sich die Gemeinde für eine neue Workflow-Lösung entschieden, die seit April 2011, zunächst für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, im Einsatz ist. Die Gemeinde nutzt FlowManager Invoice als Cloud-Lösung im Rechenzentrumsbetrieb. Dadurch mussten weder Softwarelizenzen erworben werden, noch waren Investitionen für zusätzliche Hardware nötig, da ein zentraler Fotokopierer mit Scanfunktion bereits vorhanden war.

    Innerhalb nur eines Vormittags wurde den Mitarbeitern/innen im Rathaus die neue Lösung vorgestellt. „Mit dem Programm kommt man problemlos zurecht, es ist nicht vernebelt und es gibt keine versteckten Schaltflächen, die man leicht übersieht“, so das Urteil von Buchhalterin Ellen Fritz.

    Die Rechnungen werden jetzt im Rathaus gescannt und pro digitalisierter Rechnung startet anschließend ein Workflowprozess. Dieser übergibt die Rechnung zunächst an Hubert Lenz oder seinen Stellvertreter zur Vorprüfung, anschließend geht es zu Michaela Stein oder Ellen Fritz.

  • Die Buchhalterinnen erfassen die Rechnungsdaten im Workflow-Formular, kontieren sie und geben sie zur sachlichen Richtigzeichnung an den zuständigen Kollegen weiter. Am Ende steht die Anordnung mittels qualifizierter digitaler Signatur. Der Workflowprozess ist damit automatisch beendet und die erfassten Buchungsdaten werden an die variable Belegschnittstelle von NSK zwecks dortiger Buchung übergeben. Alle erfassten Daten, die gescannte Rechnung mit beigefügten Dokumenten und Kommentaren, die Anordnung sowie die qualifizierte Signatur übergibt der Workflow automatisch an das vorhandene DMS.

    Seit die Gemeinde die Softwarelösung nutzt, registrieren alle Beteiligten eine große Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung. Die Zahlungsvorgänge lassen sich wesentlich stressfreier abwickeln, nichts liegt mehr unerledigt auf einem Schreibtisch und muss gesucht werden.

    Die automatisierte Bearbeitung von Schriftstücken soll demnächst auch auf andere Bereiche ausgedehnt werden. „So können wir in der gesamten Verwaltung Zeit-, Kosten und Platzeinsparungen realisieren wie jetzt schon bei den Rechnungen“, freut sich der Bürgermeister.

Partner-Login | Impressum | info@lorenz-orga.de