Mehr PS für die Rechnungsbearbeitung

Nicht Ingolstadt oder Untertürkheim, auch nicht Detroit ist Heimat eines der weltgrößten Auto-Anbieter, sondern das hessische Flörsheim. Dort hat die Model Car World GmbH ihren Hauptsitz, mit einem Programm von 19.000 Traumwagen im Miniformat. Einen Kundenkreis, der quer über den Globus verteilt ist, bedient Model Car World mit seiner riesigen Auswahl an Automarken, Modellherstellern, Maßstäben, Fahrzeugarten und Automobiljahrzehnten. Das Unternehmen ist kräftig am Wachsen. Es gibt Standorte in Deutschland, Europa und den USA. Tochterunternehmen wurden in den vergangenen Jahren eingegliedert, die Zahl der Lieferanten in der westlichen wie östlichen Hemisphäre wächst stetig.

Um hierbei weiterhin für Transparenz, einheitliche und damit optimierte Prozesse zu sorgen, hat das Unternehmen in der jüngeren Vergangenheit eine Reihe organisatorischer Restrukturierungsmaßnahmen durchgeführt. Im Finanzwesen gehört dazu die Einführung eines Archiv- und Workflowsystems für die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Denn deren Eingang und Freigabe verliefen bislang eher unübersichtlich, wie Kai Uwe Nietmann, Finanzleiter bei Model Car World, erklärt. Der Rechnungseingang sollte daher zentralisiert werden. Für jede der acht Gesellschaften verbucht das Unternehmen rund 100 Kreditoren; die Model Car World GmbH als Hauptgesellschaft zählt noch einmal 200.

Insgesamt treffen also jährlich 25.000 Rechnungen von rund 1.000 Lieferanten ein und zwar dezentral an allen Standorten. „Unsere Bitte an die Lieferanten, alle Rechnungen zuerst zu uns

nach Flörsheim in die Buchhaltung zu schicken, damit wir sie hier vorerfassen und freigeben können, zeitigte leider keine große Wirkung“, berichtet Luisa Schäning, Mitarbeiterin im Rechnungswesen und Leiterin des Workflowprojektes. So scannten die externen Standorte die bei ihnen eintreffenden Rechnungen ein und schickten sie per E-Mail an die Zentrale, manchmal aber auch per Post, und dies oft nicht sofort. Luisa Schäning konnte daher nie sicher sein, ob auch alle aktuellen Rechnungen im Hause sind. Es gab stetigen Zeitversatz, Pla-nungsdefizite in der Liquiditätsberechnung häuften sich.

Ein elektronischer Rechnungseingangsworkflow mit integriertem Archiv sollte hier Abhilfe schaffen. Gefragt war eine Outsourcing-Lösung, die sich in der Cloud betreiben lässt. „Unsere Wahl fiel auf LORENZ Orga, weil wir dort keine verklausulierten, versteckten Kosten vorfanden, etwa bei Releasewechseln, wenn man vom Hersteller Beratungstage für technische Anpassungen buchen muss“, erklärt Kai Uwe Nietmann. „Der FlowManager ist ein fertiges Produkt – was einem versprochen wird, findet man auch genauso wieder.“

Am 1. Januar 2015 wurde die Lösung eingeführt. Zuvor gab es eine dreimonatige Testphase, wäh-rend der Model Car World seine Ideen einfließen lassen und Strukturen vorgeben konnte, die LORENZ Orga dann in das Produkt eingebaut hat. So wollten die Verantwortlichen nicht die sukzessive Freigabe des FlowManager nutzen, sondern parallel arbeiten. Die Geschäftsführung kann damit Rechnungen einsehen, ohne dass sie bereits freigegeben wurden.

Die Lieferanten schicken ihre Rechnungen jetzt per PDF an einen neu eingerichteten E-Mail-Account bei Model Car World; zum Teil holt sich das Unter-nehmen auch Rechnungen beim Lieferanten selbst online ab. Sobald diese eintreffen, werden sie per Workflow anhand der Kreditorennummer automati-siert auf die Freigeber (Owner) verteilt. Diese kön-nen ihre Belege dank des Cloud-Betriebs auch auf Geschäftsreise einsehen und abzeichnen. Jeder Kreditor ist eindeutig einem Owner zugeordnet. Für Sachkonten und Kreditoren sind im Workflow Tabellen hinterlegt, welche die Suche vereinfachen. Es können auch Vorlagen definiert werden, so dass man individuell pro Kreditor einen Vorschlag erhält, wie zu kontieren ist. Luisa Schäning:

„Je mehr Rechnungen erfasst werden, umso mehr Routine ist im System, um den ganzen Vorgang zu automatisieren.“ Über den Workflow gibt der Ver-antwortliche (Leiter IT, Leiter Einkauf, Geschäfts-führer des Großhandels) die Rechnung sachlich frei, die Zahlungsfreigabe erteilt Kai Uwe Nietmann in seiner Funktion als Prokurist.

Die Durchlaufzeit der Rechnungen hat sich seit Einführung der Cloud-Lösung erheblich reduziert. Es gibt nun einheitliche Prozesse; die Transparenz im Rechnungswesen ist gestiegen, Qualität statt Quantität heißt die Devise – ganz im Sinne der allgemeinen organisatorischen Umstrukturierungen.
Sobald ein Beleg erfasst wurde, ist er bereits archiviert und muss nicht wieder zurück ins Rech-nungswesen in die Ablage. Auch die Buchungsvorgänge haben sich verkürzt. Die Buchung erfolgt, sobald die Freigabe erteilt ist, da die Buchungsdaten automatisch an das Buchhaltungs-programm übergeben werden.

Den Datenschutz bei der Cloudbasierten Ablage und Freigabe seiner Rechnungen gewährleistet das Unternehmen, indem nur einem sehr beschränkten Personenkreis Zugang zu den Daten gewährt wird. LORENZ Orga garantiert durch seinen Rechenzentrumbetrieb alle erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen und übermittelt der Model Car World GmbH in regelmäßigen Abständen eine Datei mit den Rechnungen, um sie lokal abzuspeichern. Ist der Wirtschaftsprüfer im Haus, erhält er einen lesenden Zugriff auf das Archiv. So hat die Einführung von FlowManager Invoice die Rechnungswesenprozesse der Model Car World GmbH für Interne wie Externe gleichermaßen vereinfacht.