Einfach zu bedienende Workflows, die ohne lange Projektzeit schnell in der Praxis einsetzbar sind – für viele Kommunalverwaltungen ist dies ein wesentlicher Baustein in Richtung E-Government. Die Stadt Kaiserslautern etwa arbeitet seit 2014 überaus erfolgreich mit FlowManager Invoice, dem Rechnungsworkflow. Sie folgt damit zahlreichen Kommunen in Hessen, wo die Lösung für die Rechnungseingangsbearbeitung fast schon Standard ist. Auch in Rheinland-Pfalz setzt sich FlowManager Invoice immer stärker durch.
Schon seit einigen Jahren archiviert Kaiserslautern Dokumente aus der KFZ-Verwaltung und dem Ausländerwesen mit 2Charta® DMS, dem Dokumentenmanage-mentsystem von LORENZ Orga-Systeme. In der KFZ-Zulassung hat dessen Einsatz für ein massiv reduziertes Papieraufkommen und komfortable Suchoptionen gesorgt. 2013 stieg die Kommune tiefer in das Thema DMS und Workflow ein und stattete die Ausländerbehörde mit der LORENZ-Lösung aus. Der Rechnungsworkflow in der Verbindung mit 2Charta® DMS kam Anfang
2014 als bislang letzte Komponente hinzu. „Durch die elektronische Weiterleitung und Freizeichnung unserer jährlich rund 80.000 Eingangsrechnungen versprechen wir uns Zeitersparnis und mehr Übersichtlichkeit“, erklärte Ludwig Steiner, stellvertretender Referatsleiter Organisationsman-agement, im Zuge der Einführung. Haben sich die erwarteten Versprechungen eingelöst? Zehn Monate nach Einführung sei ein erster Rückblick erlaubt. So betrug die Zeitspanne zwischen Eintreffen der Rechnung und ihrer Bezahlung früher rund zehn Tage, inzwischen dauert der Rechnungsdurchfluss weniger als die Hälfte. „Wir haben durch die Ampelfunktion in FlowManager Invoice jederzeit eine Übersicht über Anzahl sowie Status von Rechnungen und können dadurch Skontofristen einhalten“, so Ludwig Steiner heute.
Die Kämmerei nutzt das Finanzverfahren Infoma newsystem kommunal (NSK) und hatte Eingangsrechnungen bisher komplett papierbasiert bearbeitet. Als es darum ging, die Rechnungsbearbeitung künftig automatisiert und digital ablaufen zu lassen, fiel die Entscheidung auch deshalb zugunsten von LORENZ, weil man mit der Anwenderfreundlichkeit und hohen Funktionalität der DMS-Lösungen in den Fachabteilungen in der Vergangenheit sehr zufrieden war. Startschuss war am 15. Januar 2014 mit einem Pilotprojekt für die Verwaltungs-bereiche im Organisationsmanagement. Nach vier Testwochen ging es an die weiteren Abteilungen, angefangen mit Referaten wie Personal, Rechnungsprüfungsamt und Finanzen. Parallel wurde FlowManager Invoice als Pilot für die Baureferate in der Gebäudewirtschaft eingeführt, wo sehr viele und
umfangreiche Rechnungen anfallen. Kersten Henkel aus dem Organisationsmanagement und zuständig für die Einführung des Rechnungs-workflows: „Hier sammelten wir Erfahrungen mit dem System, auf die wir später in vergleichbaren Abteilungen wie dem Grünflächenamt zurückgreifen konnten.“ So müssen in der Gebäudewirtschaft viele Rechnungen im Zuge des Workflows nicht nur intern abgezeichnet werden. Zusätzlich gibt es externe Stellen, Architekturbüros etwa, welche zuvor oder zwischendurch ihrerseits Änderungswünsche haben oder Anmerkungen machen wollen. Sie müssen die Rechnungen daher auch zu Gesicht bekommen.
Die Einführung des Rechnungsworkflows verlief in jedem Referat nach dem gleichen Muster: Montag bis Mittwoch Schulung der Kollegen/ innen, der Rest der Woche wird geübt und am Montag darauf geht das System in den Echtbetrieb. So waren im November 2014 bereits zwölf der insgesamt 16 Referate an den Workflow angeschlossen. „Ein paar Tage kommen immer noch Rückfragen“, beobachtet Kersten Henkel, „danach läuft es, denn das System ist quasi selbsterklärend.“ Besonderheiten in der Gebäudewirtschaft wie die Einbindung externer Stellen vermag die LORENZ-Software gut abzubilden, davon abgesehen läuft der Rechnungsworkflow nun in allen
angeschlossenen Abteilungen auf die gleiche Weise: Jede Kreditorenrechnung wird in der zentralen Poststelle der Stadtverwaltung direkt nach ihrem Eintreffen gescannt. Der Sachbearbeiter in der Stadtkasse ist anschließend das erste Glied in der Workflowkette; er erfasst Rechnungsnummer und Belegdatum sowie den Kreditor mittels Durchgriff auf die Stammdaten, die Bankdaten werden aus dem Infoma-Finanzverfahren automatisch eingelesen. „So können wir schon an dieser Stelle eine Dublettenprüfung vornehmen und kontrollieren, ob sich die Rechnung eventuell schon im System befindet“, erklärt Claudia Toense aus dem Referat Finanzen.
Nach dieser Vorerfassung verteilt die Kasse einen Link auf den entsprechenden Workflow über FlowManager Invoice an den Postkorb des Fachreferates, wo der Zuständige seine sachlichen und rechnerischen Feststellungs-vermerke trifft. Je nach Befugnis kann er dabei weitere Freigeber einbeziehen. Innerhalb dieser Prüfung kann er die Rechnung zum Beispiel einfach per E-Mail oder theoretisch auch ausgedruckt per Post an einen externen Prüfer versenden und anschließend wieder hinzuscannen. Auch weitere Dokumente wie etwa Lieferscheine können an jeder Stelle des Workflows hinzugefügt werden. Im Nachgang der sachlichen Prüfung durch das Fachreferat übernimmt wieder die Kasse, kontrolliert auf buchhalterisch richtige Kontierung und leitet die Rechnung an den Anordnungsbefugten weiter, in der Regel den Referatsleiter. Dieser kann am Vorgang bewusst nichts mehr ändern, sondern nur noch die Zahlung anordnen oder im Fehlerfall den Vorgang zwecks Änderung zurücksenden.
Ist dies geschehen, läuft die Rechnung über eine Schnittstelle in das Infoma-Finanzwesen und wird nach der Durchbuchung automatisiert auf „Beendet“ gesetzt. Ludwig Steiner: „Diese ganzen Abstimmungsprozesse fanden früher per Umlaufmappe statt. Im Zuge des elektronischen Workflows straffen wir die Abläufe, denn alle Zwischenschritte des Verteilens und Transportierens von Papierunterlagen fallen nun weg.“ Eine Rechnung im Baubereich braucht für die Prüfung natürlich länger als in der allgemeinen Verwaltung, weil durch die Externen weitere Prüfschritte hinzukommen. Trotzdem bleibt es laut Referatsleiter bei einer durchschnittlichen Halbierung der Durchlaufzeit. Das Resultat: Einhaltung aller Skonti und größtmögliche Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung.