Durchlaufzeiten bei SDZ. Druck und Medien um die Hälfte reduziert
Software-Einführung in Rekordzeit
Die SDZ Druck und Medien GmbH & Co. KG hat gewagt parallel zur Einführung einer Finanzbuchhaltungssoftware von Sage im Januar 2014 auf elektronische Rechnungsverarbeitung umzustellen. Dies funktionierte nur, weil 2Charta® FlowManager ein fertiges Produkt ist, das ohne Programmierung sofort einsatzfähig ist.
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Als Wilfried Kapfer 2012 als kaufmännischer Leiter zur SDZ-Gruppe stieß, fand er in der Rechnungsbearbeitung eine weitgehend papierbasierte und manuelle Arbeitsweise vor. Ein DMS war zwar im Einsatz, dieses verfügte jedoch über keine Workflow-Funktionen. So blieben Rechnungen des Öfteren liegen, wenn der Freigeber krank oder verreist war, Transparenz über die Verbindlichkeiten und Nachverfolgbarkeit gab es nicht. Aus früheren Tätigkeiten kannte Wilfried Kapfer den digitalen Rechnungsworkflow von LORENZ.
Im Herbst 2013 fiel die Entscheidung, das bisherige DMS durch eine Komplettlösung aus 2Charta® DMS, 2Charta® FlowManager und Rechnungsleser (OCR) abzulösen. LORENZ hat das DMS- und das Workflowsystem als fertige Produkte konzipiert, die alle notwendigen Standardkomponenten beinhalten. So gibt es bei ihrer Einführung nicht nur wenig Projektaufwand, sondern der Anwender kann sie ohne große Konfiguration implementieren und sofort damit arbeiten. „LORENZ hat einen großen Erfahrungsschatz und ist äußerst pragmatisch bei der Umsetzung“, urteilt Wilfried Kapfer, „in einem Workshop haben wir unsere derzeitige Situation beschrieben und die Berater konnten schnell aufzeigen, wie man die Aufgabe am besten angeht.“ Das Workflowsystem musste aufgrund der rund 20 Tochterunternehmen mandantenfähig sein und eine voneinander abgetrennte Nutzung ermöglichen.
Zum 1. Januar 2014 ging die Lösung in den Livebetrieb. „Die Einführung war grandios“, so Wilfried Kapfer. Seine Begeisterung wundert nicht, wenn man bedenkt, dass zum Stichtag nicht nur die Konzernmuttergesellschaft auf die neue Finanzbuchhaltungssoftware Sage Office Line umgestellt wurde, sondern auch der LORENZ Workflow in den Echtbetrieb ging – und alles funktionierte! „Termingerecht und im Budgetrahmen sind wir in Produktion gegangen“, erzählt der Prokurist, „das geht nur mit einem fertigen Produkt. Das LORENZ Orga-System beinhaltet alle Standards, die man braucht. Wir haben bei uns noch nie eine Software so schnell eingeführt.“
Pro Jahr zählt die SDZ-Gruppe rund 12.000 Eingangsrechnungen. Als Papier eingehende Rechnungen ohne Bestellbezug über die Sage-Warenwirtschaft werden heute in der Buchhaltung gescannt und elektronisch in 2Charta® DMS abgelegt. Die intelligente OCR-Software liest im ersten Schritt automatisch die Rechnungsdaten aus – Belegnummer, -datum, -art, Betrag – und erkennt anhand derer den Kreditor.
Die erkannten Daten sieht die Buchhalterin an ihrem Arbeitsplatz in einer Erfassungsmaske von 2Charta® FlowManager neben dem Scan und kann sie bei Bedarf korrigieren. Anschließend kontiert sie die Rechnung auf dem passenden Sachkonto vor.
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Danach beginnt der eigentliche Workflow, der bei SDZ nach dem 4-Augen-Prinzip funktioniert. Dafür wurden in 2Charta® FlowManager mehrere Rollen angelegt. Der Rolleninhaber erhält von der Buchhaltung eine E-Mail mit dem Link auf die archivierte Rechnung und leitet sie an den zuständigen sachlichen Freigeber in der Abteilung weiter. Nach dessen Durchsicht und Abzeichnung geht der Workflow an die „Zahlungsfreigabe“, eine Rolle, die je nach Rechnungsart und -höhe von unterschiedlichen Personen besetzt wird.
„Man kann in 2Charta® FlowManager detailliert einstellen, wer in einer Rolle welche Position besetzen soll“, sagt der Prokurist. Hat der Zahlungsfreigeber schließlich auch seinen Haken gemacht, ist der Workflow beendet, über eine Schnittstelle wird die Rechnung an die Sage-Finanzbuchhaltung übergeben und dort automatisch ohne erneute Erfassung gebucht.
Eine hilfreiche Funktion im 2Charta® FlowManager
ist das Ampelsystem. Gibt es an einer Stelle eine Verzögerung, wird dies mittels einer roten Ampel angezeigt. Die Buchhalterin kann sofort eingreifen und den Workflow umlenken, so dass es rasch zur Buchung kommt. „Früher sind solche Fälle irgendwo hängengeblieben und wir wussten nichts davon“, erinnert sich Kathrin Sturm-Schmid, Teamleiterin Controlling.Schon wenige Wochen nach der Einführung von 2Charta® FlowManager zeigte sich: Die Durchlaufzeiten bei der Rechnungsfreigabe haben sich um mehr als die Hälfte reduziert. Mitarbeiter, die den ganzen Tag nur Bankbelege in Papierform vorkontieren, gibt es nicht mehr. „Wir haben mit der Software Automation und Durchgängigkeit bei der Rechnungsbearbeitung erreicht“, so Wilfried Kapfer, „in jeder Tochterfirma haben wir den gleichen Workflow, volle Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsbestand und profitieren von Revisionssicherheit und Kostenreduktion.“ Gesteigert werden soll künftig der Anteil an Rechnungen mit Bestellbezug. Bei solchen ist überhaupt kein Freigabeworkflow mehr nötig und die Rechnungen können dunkel gebucht werden. Der Workflow gleicht hier die OCR-gelesenen Rechnungsdaten mit der Sage-Warenwirtschaft ab und klärt, ob Kreditor, Menge und Beträge mit der Bestellung übereinstimmen. Passt alles, wird die Rechnung automatisch in das ERP-System übernommen und ist dann verbucht – ohne dass jemand eingreift.
„Wir werden mit 2Charta® FlowManager im Unternehmen künftig noch weitere Prozesse, wie z.B. das Vertragsmanagement, optimieren“, erläutert Wilfried Kapfer seine Zukunftspläne.